Une bonne structure est indispensable pour gérer au mieux notre charge de travail, gagner du temps et cheminer sereinement vers nos objectifs. Pour nous aider, il existe de nombreux outils d’organisation. Ils permettent de créer des listes de tâches, mais aussi d’avoir une vision claire sur nos plannings et sur l’avancement de nos projets. Voici les 3 outils d’organisation que j’utilise au quotidien et dont je ne pourrais pas me passer.
Notion
Notion, c’est mon outil chouchou. Pour moi, c’est Trello en mieux. Il me permet de centraliser tout mon cerveau et les données de mon entreprise. Grâce à lui, j’ai un œil en permanence sur les tableaux de bord de mes clients et l’avancée du travail collaboratif. J’accède facilement à tous les documents utiles pour mon travail au quotidien. C’est un outil d’organisation et de suivi de projet sûr qui est entièrement personnalisable et ça, c’est juste top !
Notion, c’est un outil capable de répondre à toutes les envies. Que ce soit dans un cadre professionnel ou personnel. Il est possible de tout faire sur Notion et cela totalement sur mesure.
Vous souhaitez classer dans un même endroit les documents de la dernière formation suivie ? Pas de souci, c’est possible. Vous avez envie d’avoir un système de suivi et de classement pour vos articles de blog ? Construisez facilement l’outil qu’il vous faut depuis Notion…
Pourquoi s’organiser avec Notion ?
Je programme mon emploi du temps depuis Notion. Il me permet de décomposer chacun de mes projets en tâches qu’il me reste alors qu’à planifier dans mon emploi du temps. Grâce au système d’organisation que j’ai créé sur Notion, il m’est aisé de prioriser les tâches et de mettre en œuvre un plan d’action efficace.
C’est un outil de collaboration parfait que j’utilise également avec mes clients. Il simplifie le partage de documents, le suivi des tâches et il facilite le travail d’équipe de façon globale. Il est idéal pour manager des collaborateurs à distance en mode projet.
Google agenda
Une bonne gestion de l’agenda, c’est la base pour réussir à améliorer votre productivité. Personnellement, j’utilise l’agenda de Google pour la planification de mes journées. Cet outil d’organisation est très complet et compatible avec de multiples outils. Il est super pratique, car :
- il offre la possibilité de créer des événements répétitifs dans son planning ;
- il me permet de fixer facilement mes rendez-vous clients en partageant simplement mes disponibilités via Calendar ;
- il se met automatiquement à jour lorsque j’accepte une réunion ;
- il affiche mes réservations diverses (hôtels, spectacles…)…
De plus, je le trouve joli et intuitif. Il est possible de paramétrer l’affichage des événements sur un jour précis, une semaine ou encore d’avoir une vision mensuelle. Il est également possible de mettre différentes couleurs sur les événements (une pour le perso, une pour les missions clients, une pour les tâches administratives…). J’apprécie cette fonctionnalité qui me donne un aperçu visuel clair de ce qui m’attend.
Comment s’organiser avec Google Agenda ?
En tant qu’entrepreneuse et maman solo, il m’est indispensable d’avoir une organisation en béton pour réussir à terminer mes To-do list sans avoir à sacrifier ma vie de famille (et sans oublier un enfant à la sortie du foot).
Pour atteindre cet objectif, Google Agenda est mon meilleur ami. Tous les événements récurrents, professionnels et personnels, sont présents. Lors de la préparation de ma semaine, je positionne différents blocs de temps dans cet agenda correspondants :
- à la réalisation de mes différentes missions clients,
- au temps de travail pour mon propre business (communication, stratégie, formation),
- à mes rendez-vous,
- et aux événements personnels récurrents (sports…).
En fonction de mes objectifs et obligations de la semaine, je dédie donc des espaces-temps dans cet agenda pour l’exécution de mes tâches. Ainsi, je suis certaine de pouvoir tout faire.
À noter : je surestime toujours un peu le temps passé sur les tâches afin de laisser un peu de place aux imprévus.
Focus To-Do
Focus To-Do est une application qui combine une liste de tâches et un minuteur Pomodoro.
La fonction principale pour laquelle j’utilise cet outil est celle permettant de pratiquer la méthode de travail du Pomodoro. Je suis totalement convaincue par l’efficacité de cette technique ! Chronométrer mon travail me permet aussi de m’assurer de :
- la rentabilité de mes missions clients,
- l’atteinte de mes objectifs de productivité.
La liste de tâches est aussi pratique pour toutes les petites choses à faire en moins de 5 minutes. Il est possible de classer les tâches dans différents projets et le widget type checklist est super tout comme la possibilité de mettre des rappels.
Le petit plus de cet outil d’organisation, enfin pour moi, c’est que chaque moment de concentration et tâche réalisée génère une dose de soleil. Chaque « dose » permet de faire grandir un arbre de notre forêt. C’est amusant de récolter chaque jour ces rayons de soleil et cela permet de se rendre compte du travail accompli
Pourquoi s’organiser avec Focus To-Do ?
L’utilisation du minuteur Pomodoro a clairement multiplié mon efficacité. Comme beaucoup d’entre nous, j’ai parfois tendance à procrastiner. Avec cette méthode, fini les mauvaises habitudes. Lorsque le minuteur est lancé, concentration totale : plus rien ne m’arrête ! En restant complètement focus pendant la période définie, j’accomplis de façon encore plus rapide mon travail avant de m’accorder une pause, elle aussi chronométrée. J’adhère à 200 % à cette technique de travail que je vous recommande de tester. Personnellement, elle m’apporte beaucoup de sérénité, car j’atteins beaucoup plus facilement tous mes objectifs.
Ce trio d’outils d’organisation est la base de mon organisation. Ils me permettent de piloter mon activité et d’assurer la gestion de projet de mes clients sur un espace de travail collaboratif dédié.
Et vous ? Quels sont vos outils préférés ?
