La puissance des habitudes pour améliorer votre productivité

La puissance des habitudes pour améliorer votre productivité

Mettre en place de nouvelles habitudes pour améliorer sa productivité, c’est faire des efforts minimes pour obtenir des résultats impressionnants. « Petites habitudes, grandes réussites », d’Onur Karapinar, est un livre qui m’a particulièrement marqué. L’intention de l’auteur est de nous transmettre l’art et la manière de développer des habitudes qui, une fois adoptées, nous aiderons à atteindre nos objectifs les plus ambitieux. Cet ouvrage est une mine de conseils pour améliorer tous les aspects de votre vie. J’avais envie de vous partager ses meilleurs conseils pour vous aider à être plus productif. Nous allons aborder les habitudes permettant :
  • d’atteindre vos objectifs grâce aux bonnes méthodes ;
  • de gérer vos priorités de façon simple ;
  • de réaliser vos projets les plus complexes ;
  • d’organiser vos journées afin de booster votre productivité ;
  • de travailler intelligemment grâce à des techniques pour améliorer votre efficacité ;
  • de faciliter votre quotidien pour mieux gérer votre temps.
Nous parlerons en fin d’article de la puissance des habitudes pour devenir une meilleure version de vous-même. Nous ferons également un petit focus sur la manière de vous débarrasser des mauvaises habitudes pour laisser place aux bonnes. Après la lecture de cet article, vous aurez donc toutes les cartes en main pour être plus organisé et plus performant.
Tous ces conseils sont extraits du livre « Petites habitudes, grandes réussites », d’Onur Karapinar. Vous en saurez encore plus en le lisant entièrement.

Sommaire

Atteignez tous vos objectifs

Fixez-vous des objectifs concrets

Pour atteindre votre objectif, il est tout d’abord indispensable de se fixer un but précis. Pour cela, utilisez la méthode SMART.

Votre objectif doit être :

  • S : spécifique
  • M : mesurable
  • A : ambitieux
  • R : réaliste
  • T : temporel

Exemple : lire un chapitre par semaine, un livre chaque mois, 12 livres par an.

Une fois ceci fait, dressez une liste de toutes les mesures à prendre pour atteindre vos objectifs.

Le chiffre 3 est votre allié

Pour maintenir le cap et avancer toujours un peu plus de vos objectifs, prenez l’habitude de vous fixer 3 objectifs :

  • 3 par jour ;
  • 3 par semaine ;
  • 3 par mois ;
  • 3 par an.

C’est un juste milieu qui permet de réussir petit à petit. Chaque jour, il faut se demander pourquoi l’action que vous définissez vous rapproche de l’objectif de la semaine (qui lui vous approche d’un de vos objectifs du mois qui lui contribue à l’atteinte de vos objectifs annuels).

Une fois vos objectifs ciblés, dédiez un créneau dans votre emploi du temps pour réaliser la tâche. Comme il y a toujours des imprévus à gérer, augmentez le temps alloué. Ajoutez + 50 % du temps estimé pour les éventuels aléas qui pourraient venir perturber votre planning.

Enfin, commencez votre journée par la tâche la plus difficile. Ainsi, vous serez satisfait et motivé pour traiter les 2 impératifs du jour restants.

définir ses priorités

Définissez vos priorités

Hiérarchissez vos priorités avec la méthode ABCDE

Une fois votre liste des tâches effectuée, il faut fixer vos priorités. C’est un exercice qui peut s’avérer compliqué. Pour vous aider, utilisez la méthode ABCDE qui consiste à hiérarchiser les priorités dans 5 catégories :

A = urgent, à accomplir. Ce sont celles qui apportent des conséquences graves si elles ne sont pas exécutées ;

B = importantes. Si vous ne les réalisez pas, cela aura de légères répercussions sur votre business ;

C = actions agréables à faire, sans conséquence ;

D = tâches qui peuvent être déléguées ;

E = non essentielles, à éliminer ou à garder en récompense.

Chaque matin, ou idéalement la veille pour le lendemain, sélectionnez les priorités à mettre dans votre liste de tâches du jour. Ainsi, vous savez exactement ce que vous devez faire et ne perdez pas votre temps. Une fois au travail, vous ne vous demandez pas ce que vous allez faire. Vous êtes directement opérationnel.

Apprenez à dire non

Dire oui à quelque chose revient à dire non à une autre. Votre temps n’est pas illimité. Il est donc nécessaire d’apprendre à dire non si une requête ne va pas dans le sens de vos objectifs.

Pour chaque demande, posez-vous la question : dans quelle mesure cette tâche/demande m’aide-t-elle vraiment à progresser vers mon objectif le plus important ?

Si elle n’y contribue pas, refusez tout simplement en expliquant le pourquoi à votre interlocuteur.

réaliser vos projets grâce aux bonnes habitudes

Réalisez vos projets les plus ambitieux

Découpez vos projets en sous-tâches multiples

Lorsque vous vous lancez dans un nouveau projet, vous pouvez être découragé par l’ampleur du projet. Pour dédramatiser et éviter de procrastiner, listez toutes les tâches à accomplir, même les plus petites. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur le premier pas et avancer step by step. Il faut savoir que les causes de la procrastination sont :

  • l’ennui, le manque d’intérêt ;
  • la frustration ;
  • la difficulté ;
  • le manque de clarté ;
  • l’absence de sens personnel ;
  • le fait que vous n’ayez aucune récompense ni reconnaissance pour la tâche en question.

N’hésitez donc pas à rendre les tâches les plus ennuyantes plus attrayantes. Vous pouvez par exemple mettre de la musique pour les réaliser.

Identifiez une tâche à déléguer ou à externaliser

Vous ne pouvez pas toujours être partout. Apprenez à déléguer les tâches urgentes et non importantes ou celles pour lesquelles vous manquez de compétences. Bien sûr, la personne à qui vous allez faire appel doit être plus efficace que vous pour que cela vaille le coup.

Pour identifier les tâches à externaliser, réfléchissez à celles que vous n’aimez pas réaliser, mais qui sont simples à faire. Ensuite, clarifiez vos attentes pour pouvoir briefer correctement le prestataire choisi. Il est possible de déléguer facilement votre travail en ligne. Cela permet de se décharger, de gagner en sérénité et d’avancer plus rapidement vers les objectifs.

organiser son temps de travail

Organisez votre travail

Planifiez votre temps

Il faut savoir que le nombre d’heures de travail  maximum par semaine pour travailler de façon efficace est de 35 à 40 heures. Inutile de prévoir des journées à rallonge si vous souhaitez améliorer votre productivité. Afin de pouvoir réaliser votre liste des tâches dans le temps imparti, vous devez réfléchir à une organisation adaptée :

  • Planifiez des blocs de temps en commençant par votre sommeil, vos repas puis votre temps de travail, vos pauses, et vos heures libres ;
  • Calez-vous sur le rythme de votre horloge biologique ;
  • Déterminez les heures de la journée qui vous conviennent le mieux pour les tâches exigeant un maximum de concentration.

En apprenant à analyser votre fonctionnement, vous arriverez à définir les moments où vous êtes le plus productif. Avec cette méthode, vous serez également certain de maintenir des périodes dédiées à la décompression. Ils sont indispensables pour améliorer votre bien-être et maintenir votre efficacité professionnelle.

Organisez-vous avec une liste des tâches

Une To-Do list est un outil très utile et employé par de nombreux entrepreneurs. Pour l’adopter, il suffit de recenser dans une même liste l’ensemble de vos tâches.

Lorsque vous dressez cette liste, il est recommandé de mettre en application la règle des 2 minutes. Cela consiste à effectuer immédiatement toutes les tâches réalisables en moins de 2 minutes. Ainsi, vous libérez votre esprit de toutes ces microtâches. C’est une façon de gagner du temps et d’améliorer votre efficacité.

Regroupez vos tâches

Comme pour vos machines à laver où vous regroupez vos vêtements par couleurs, rassemblez vos tâches en identifiant celles qui sont similaires et chronophages. Traitez-les ensuite toutes en même temps. Vous allez ainsi pouvoir travailler efficacement et augmenter votre productivité.

rester focus

Restez focus grâce à ces astuces simples

Travaillez efficacement

Pour être toujours plus performant et rester concentré sur les tâches demandant toute votre attention, coupez toutes distractions intérieures et extérieures. Par exemple, bloquez toutes vos notifications, mettez des écouteurs pour vous placer dans une bulle de travail et isolez-vous pour éviter toutes interruptions.

Vous pouvez lancer une playlist comme il en existe pour accroître votre productivité. Les musiques de jeux vidéo sont également idéales pour augmenter votre efficacité.

Utilisez des outils

De nombreux outils sont disponibles pour couper toutes les distractions, faciliter votre quotidien et rendre votre espace de travail plus agréable. En voici quelques-uns :

  • Freedum : pour planifier le blocage des sites et applications sur tous vos appareils ;
  • Momentum : il affiche sur chaque onglet chrome, une page d’accueil personnalisable avec une photo, une citation, une To do, vos objectifs et la météo ;
  • One tab : ferme tous les onglets ouverts sur Chrome en un clic et libère 95 % de la mémoire ;
  • Rescue Time : calcul du temps passé sur chaque application et site.

Évitez le switch tasking

Pour rester productif, évitez-le multitâche. En effet, il a été démontré que cela entravait fortement l’efficacité. Inscrivez des blocs de temps dédiés à vos tâches dans votre journée de travail.

Évitez toutes mauvaises habitudes nuisibles comme checker vos mails en continu. Vérifiez-les seulement 3 fois par jour. Cela est suffisant pour apporter des réponses rapides tout en préservant vos moments consacrés à vos focus. Enfin, n’ayez pas plus de 9 onglets ouverts en même temps afin de ne pas être distrait par la multitude de choses visibles sur votre écran.

habitudes pour faciliter son quotidien

Les habitudes qui facilitent votre quotidien

Inbox Zéro

Facilitez-vous la gestion de vos emails. L’objectif ici est d’adopter le système 321 — zéro. Cela consiste à vérifier uniquement 3 fois par jour vos mails, comme cité plus haut. Chaque fois, vous ne devez pas passer plus de 21 minutes maximum pour traiter votre boîte de réception et la laisser vide.

Afin d’atteindre cet objectif, voici quelques astuces :

  • désactiver les notifications de mail ;
  • se désabonner des newsletters qui ne vous intéressent pas : vous pouvez employer des outils comme Cleanfox ;
  • enlever les alertes mail relatives à vos réseaux sociaux ;
  • configurer différents dossiers mails pour classer vos courriels au fur et à mesure que vous les traiter :
    • répondre immédiatement ;
    • répondre plus tard, pour les retours devant être plus complets et approfondis ;
    • pas besoin de réponse ;
  • recourir aux filtres automatiques :
    • diriger les mails de vos clients directement dans dossier URGENT ;
    • placer les courriers ayant les termes « se désabonner » et ne contenant pas « Fw » et « Re » dans un dossier appelé facultatif…
  • Créer des modèles de réponses standardisés ;
  • activer les raccourcis clavier ;
  • utiliser des extensions pour programmer vos envois, mettre votre inbox en pause pendant un laps de temps… L’extension pour Gmail est boomerang.

Automatisez les tâches répétitives

Si vous répétez plus de 3 fois une même tâche, pensez à l’automatiser. Par exemple, vous pouvez automatiser le paiement des factures, l’enregistrement des pièces jointes et encore plein d’autres choses. Allez-vous inspirer sur les possibilités offertes par les différentes applications dédiées à l’automatisation. Il existe Zapier et IFTTT.

Pour la gestion de vos mots de passe, vous pouvez utiliser Dashlane ou Lastpass. Pour mettre en place des saisies automatiques à partir d’abréviations, il existe Lightkey et phraseExpress. Pour vos modèles de mails, il y a Gorgias et pour la prise de vos rendez-vous, il y a l’outil Calendly. Ces outils vous changeront la vie.

Des habitudes pour devenir la meilleure version de soi-même

La mise en place de nouvelles habitudes permet de s’améliorer. Nous nous sommes concentrés sur la productivité, mais cela peut concerner toutes les sphères de votre vie. Pour déterminer celle sur laquelle il faut vous focaliser en premier, vous pouvez vous attribuer une note de 1 à 10 dans les domaines suivants :

  • productivité : êtes-vous efficace, savez-vous vous concentrer et bien gérer votre temps ?
  • santé : êtes-vous en bonne santé et savez-vous bien gérer votre énergie
  • développement personnel : exploitez-vous pleinement votre potentiel et vos talents dans votre vie pro et perso ?
  • social : estimez-vous que vous êtes social, influent et charismatique ?

Le domaine avec la note la plus basse est celui que vous devez commencer à travailler. Vous retrouverez dans le livre « Petites habitudes, grandes réussites » d’Onur Karapinar, toutes les clés pour vous perfectionner dans chacun de ces domaines.

atteindre le succès

Par où débuter pour atteindre le succès grâce aux habitudes ?

1. Faites le point sur vos habitudes actuelles

Tout d’abord, Onur Karapinar nous suggère de faire un bilan de nos habitudes actuelles. Pour cela, dressez une liste de TOUTES vos habitudes quotidiennes. Évaluez chacune d’entre elles :

= : habitude neutre, ni positive, ni négative       : habitude néfaste pour vous        + : habitude positive

Exemples : se réveiller = | boire de l’eau + | consulter son téléphone au lever —

Après avoir fait cet inventaire, choisissez une seule habitude clé à modifier. Elle doit être en rapport avec le domaine dans lequel vous souhaitez progresser (productivité, santé, apprentissage, développement des relations sociales…).

Écrivez les avantages à cultiver cette nouvelle habitude et relisez tous les jours.

2. Mettez en place une nouvelle habitude

Maintenant que vous savez quelle habitude vous voulez développer et pourquoi, commencez sa mise en place. Il faut débuter petit et faire un peu plus chaque jour. Au départ, cette nouvelle habitude doit pouvoir être exécutée en 30 secondes. En réalisant cette petite action chaque jour, vous vous responsabilisez par rapport à votre engagement.

Exemple : écrire une gratitude par jour.

Afin de faciliter l’adoption d’une nouvelle habitude, l’auteur de « Petites habitudes, grandes réussites » vous invite à créer un déclencheur en la liant à une habitude déjà en place par exemple.

Exemple : chaque matin, après avoir bu mon café, j’écrirai une gratitude.

Dès que c’est fait, récompensez-vous de façon immédiate. Vous pouvez vous vous féliciter en vous disant, par exemple, « Je suis génial(e) ! ». Pour maintenir votre motivation, mesurez vos progrès en utilisant un traqueur d’habitudes.

3. Créez une tribu

C’est bien connu, nous sommes la moyenne des 5 personnes que nous fréquentons le plus. Afin de vous diriger vers ce vous souhaitez atteindre, soignez la qualité de votre entourage. Entourez-vous d’individus qui vous inspirent et vous donnent envie d’évoluer chaque jour un peu plus. Idéalement, il est conseillé d’en trouver 5.

Pour y parvenir, n’hésitez pas à intégrer une communauté pour faire des rencontres avec des membres ayant les mêmes centres d’intérêt que vous.

mauvaises habitudes

Comment et pourquoi se débarrasser d’une mauvaise habitude ?

Pensez à l’après

out comme pour la mise en place d’une nouvelle habitude, lorsque vous souhaitez vous débarrasser de vos mauvaises habitudes, il faut s’en occuper petit à petit. Vous devez en choisir une seule en fonction de ce que vous désirez améliorer. Ensuite, réfléchissez à vos motivations. Il est indispensable de voir ce changement comme possible. Au lieu de dire « J’ai besoin d’arrêter de m’éparpiller », dire plutôt « Je veux apprendre à gérer mes priorités pour avancer plus efficacement ».

Enfin, identifiez votre récompense. Quelles sensations cherchez-vous à atteindre ? Comment vous sentirez-vous une fois que vous serez débarrassé de cette mauvaise habitude ?

Créez un plan d’action

Pour vous lancer dans un tel challenge, il faut identifier les déclencheurs de vos mauvaises habitudes : où êtes-vous à ce moment-là ? Quelle heure est-il ? Comment vous sentez-vous ? Qui est présent ? Quelle action a précédée l’envie ?

Une fois ces déclencheurs repérés, créer une parade pour ne pas succomber à la mauvaise habitude que vous souhaitez stopper. Évitez de vous exposer aux déclencheurs et prévoyez un plan encourageant pour mettre en place une alternative à cette mauvaise habitude.

Exemple : Quand (déclencheur ou envie) alors je ferai (routine) parce que cela m’apportera (récompense).

Enfin, vous pouvez trouver un partenaire de responsabilité. Devoir « rendre des comptes » à une personne tierce peut vous aider à maintenir vos efforts. Et surtout, ne soyez pas découragé par d’éventuelles rechutes. Analysez-les quand elles se produisent pour identifier le pourquoi et poursuivez vos efforts. Ce n’est pas toujours simple de se débarrasser de mauvaises habitudes bien ancrées. Mais cela n’est pas impossible, bien au contraire.

Les 9 types de mauvaises habitudes possibles

Il y a 9 types de mauvaises habitudes :

  • celles qui nuisent à votre santé : peu dormir, fumer, avoir une mauvaise posture de travail, sauter des repas…
  • les mauvaises habitudes alimentaires et nutritionnelles : manger trop de sucre, trop salé, boire du soda, des boissons énergisantes…
  • les mauvaises habitudes de productivité : procrastiner, consulter abusivement son téléphone, ses mails, ne pas avoir de routine de travail…
  • les mauvaises habitudes qui font perdre du temps : faire les courses aux heures de pointe, jouer excessivement à des jeux vidéo, consulter trop les réseaux sociaux…
  • les mauvaises habitudes qui augmentent vos factures mensuelles : laisser les lumières allumées, s’endormir avec la télévision, laisser son téléphone chargé alors qu’il est totalement chargé….
  • les mauvaises habitudes personnelles : rester éveiller tard, rouler vite sur la route, se plaindre en public, se ronger les ongles, parler de soi négativement…
  • les mauvaises habitudes hygiène de vie : ne pas se brosser les dents, oublier de se raser, dormir avec du maquillage, ne pas se laver les mains, ne pas nettoyer son clavier…
  • les mauvaises habitudes d’organisation et d’encombrement : arriver en retard, n’avoir aucun horaire pour le désencombrement, le rangement…
  • les mauvaises habitudes de conversation et habiletés sociales : oublier le nom des personnes que l’on rencontre, se répéter, ne pas prêter attention à ce que disent les autres…

En lisant le livre « Petites habitudes, grandes réussites » d’Onur Karapinar, vous saurez comment vous débarrasser de toutes ces mauvaises habitudes pour les remplacer par les bonnes habitudes suggérées par l’auteur.

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