Gestion de projet à distance
Le travail à distance ne simplifie pas la gestion des projets de votre entreprise… Le management de projet doit être revu afin de mettre en place une gouvernance plus collaborative qui facilite le quotidien de vos équipes. Vous avez du mal à organiser la gestion de projets à distance ? Découvrez nos conseils pour optimiser le suivi de l’avancement de chaque projet et faciliter le travail collaboratif.
Créer une charte de travail pour la gestion de projet à distance
Notre premier conseil pour simplifier la collaboration et la gestion de projet à distance est de créer une charte de travail. En normalisant et en uniformisant les process, chaque employé pourra aisément travailler à distance pour atteindre ses objectifs. Nous vous conseillons fortement de rédiger des procédures récapitulant les règles pour travailler efficacement en équipe .
Il est recommandé d’utiliser une solution collaborative pour héberger ces différents process. Vous devrez notamment indiquer les outils à utiliser pour les différentes tâches ainsi que les codes de connexion, les objectifs, le calendrier des réunions, les informations générales sur l’entreprise… En centralisant l’ensemble de ces informations dans un même outil, tel que Notion, la recherche d’informations sera largement simplifiée.
Utiliser des outils de suivi de projets
Le choix du logiciel de gestion de projet est important. Celui-ci devra répondre à vos attentes. Il faudra ensuite que chaque intervenant sur le projet soit formé à son utilisation. Vous pouvez opter pour des outils comme Trello, Zoho Project ou encore Wrike, par exemple.
Le chef de projet, manager ou OBM, est alors chargé de s’assurer que l’ensemble des intervenants respecte le planning défini.
Rester régulièrement en contact avec ses collaborateurs et son équipe
Pour rester en contact avec votre équipe, vous pouvez utiliser des outils de communication d’équipe comme Slack ou Teams, par exemple. Il est bien de prévoir un rythme de rencontres régulières. Ces réunions ont lieu en visioconférence et permettent de partager les avancés mais aussi d’échanger autour des éventuelles problématiques rencontrées.
Créer un sentiment d’appartenance dans votre équipte
Pour maintenir la motivation et l’engagement des intervenants sur vos projets, il est important de créer un sentiment d’appartenance. Si vous partagez votre vision et rappelez le pourquoi de vos projets, vos collaborateurs auront une meilleure productivité. Optez pour un tchat général où votre équipe pourra discuter, ou encore poser des questions peut aussi être une bonne idée.
Faire confiance à son équipe pour une gestion de projet à distance efficace
Le conseil que nous pouvons vous donner si vous avez envie de faciliter la gestion de projet à distance est tout simplement de faire confiance à vos collaborateurs. Ce n’est pas forcément quelque chose de facile, mais il faudra tout de même laisser un peu de lest. Une fois la planification des tâches faite, chacun sait ce qu’il a à faire. Grâce aux outils de gestion de projet, vous pouvez voir en un coup d’œil l’avancée.
Pensez à effectuer le suivi via cet outil au lieu d’envoyer ou d’appeler votre collaborateur. Cela vous permettra de vous assurer que tout se passe comme prévu tout en laissant de l’autonomie à vos équipes. S’il y a du retard, vous pouvez bien évidemment contacter les personnes concernées pour voir quel est le problème.
L’utilisation d’un outil de gestion de projet à distance est impératif pour collaborer efficacement. Les process, tableaux de bord et documents doivent être centralisés dans un espace de travail unique pour faciliter la recherche d’informations. Pour piloter le projet, les outils de travail collaboratif permettent de suivre facilement la conduite de projet.
Si vous avez besoin d’être accompagné pour l’optimisation de la gestion de projet en ligne, je vous invite à me contacter. En fonction de vos attentes, je peux intervenir pour la mise en place de votre outil de travail collaboratif, la création de vos process et l’organisation de vos fichiers dans votre Cloud (Google Drive ou autre) dans un tableau de bord. Je peux également vous accompagner pour gérer des projets collaboratifs sur une période donnée ou du long terme.
