Organisation : comment bien déléguer ?
Déléguer le travail n’est pas chose aisée pour tout le monde. Or, la délégation devient souvent inévitable pour les entrepreneurs, dirigeants d’entreprise et managers. Mais, pourquoi déléguer ? Quand déléguer ? Comment trouver les bonnes personnes ? Autant de questions qui, sans réponses, empêchent le passage à l’action. Découvrez mes conseils pour déléguer des responsabilités sereinement et adopter une technique de management efficace. Vous constaterez de nombreux avantages, autant pour vous que pour vos collaborateurs.
Déléguer, définition
Selon le Larousse, voici la définition de déléguer :
- Envoyer quelqu’un au nom d’un groupe, de quelqu’un d’autre, dans un but déterminé, avec une mission définie : Déléguer des représentants.
- Confier un pouvoir à quelqu’un, le lui transmettre : Déléguer son autorité.
Cette définition étant posée, rentrons dans le vif du sujet.
Pourquoi déléguer ?
Les avantages pour le leader
En tant que dirigeant d’entreprise, il est important de savoir déléguer pour plusieurs raisons :
- Cela vous permet de mieux maîtriser votre temps. En effet, les problématiques du quotidien peuvent très rapidement vous envahir, à tout moment, sans même que vous ayez pu anticiper. Déléguer permet d’éviter de perdre le contrôle ;
- Vous pouvez vous consacrer à l’essentiel, être pleinement présent là où vos compétences sont indispensables ;
- La délégation permet d’avoir du temps pour travailler votre stratégie. Sans cela, il est difficile de permettre à votre entreprise de se développer efficacement ;
- En optimisant votre temps de travail et en ayant une vision claire, vous diminuez votre stress.
Autonomiser les délégations
Si vous possédez de bonnes compétences managériales, vous pourrez facilement responsabiliser chaque intervenant sur le projet. Si les compétences de chacun sont valorisées, les résultats sont généralement à la hauteur des attentes.
En effet, en gardant une certaine autonomie, chaque personne se sent impliquée et responsabilisée. Elle met du sien pour obtenir les meilleurs résultats possibles. De plus, responsabiliser ses collaborateurs permet de diminuer sa charge mentale.
Pourquoi déléguer en interne ?
Si vous employez du personnel et que vous leur confiez certaines missions, cela permet de les motiver. Ils se sentiront leurs compétences mises en valeur et prendront conscience de leur importance pour le bon développement de l’entreprise. Ils s’impliqueront ainsi davantage dans la réalisation de leurs missions.
Quelles sont les raisons qui empêchent de déléguer ?
Nombreux sont les entrepreneurs en surcharge de travail qui n’osent pas franchir le pas et déléguer certaines tâches. Les raisons que l’on peut évoquer sont diverses : ils n’arrivent pas à faire confiance pour déléguer à d’autres, ils ont besoin de tout contrôler, peur de faillir à leurs responsabilités…
De nombreux blocages peuvent empêcher les dirigeants de passer à l’action. Pourtant, les avantages de la délégation valent la peine de surpasser ces peurs.
De plus, il arrive un moment où il ne vous est plus forcément possible, physiquement et mentalement, d’assurer seul l’ensemble de vos responsabilités. C’est la raison pour laquelle la délégation d’une certaine partie de votre autorité peut s’avérer indispensable afin que vous puissiez remplir correctement toutes vos fonctions.
Sachez que le premier élément indispensable à tout projet de délégation est la confiance. C’est pour cela qu’il faut avant tout confier la bonne tâche à la bonne.
S’il y a un manque de confiance, vous ne serez pas serein.e. Aussi, si la personne choisie ne possède pas les compétences requises, le risque que le travail soit moins bien réalisé que par vous-même est important.
Mais, rassurez-vous, si cette première règle est respectée, vous pourrez atteindre les objectifs fixés. D’où l’importance de bien déléguer.
Quelles sont les tâches qu’on peut déléguer ?
Afin de valider la pertinence de la délégation de certaines tâches, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
- Est-ce que cela va me faire gagner du temps ?
- Me sentirai-je moins préoccupé.e ?
- Est-ce que ça va me libérer d’un poids ?
- Est-ce qu’un de mes équipiers, partenaires possède de meilleures compétences que moi sur le domaine que je souhaite déléguer ?
- Déléguer cette tâche à tel collaborateur lui permet-il de s’enrichir ?
- Est-ce que le fait de déléguer la tâche va apporter une motivation supplémentaire à l’équipe ?
- Est-ce que cette délégation encourage la prise d’initiative des membres impliqués ?
Si vous répondez oui à une majorité de ces questions, déléguez sans hésiter !
À noter : à partir d’un oui, la délégation doit être envisagée pour atteindre vos objectifs plus efficacement.
Pour commencer, les tâches déléguées peuvent être des petits travaux. Une fois vos freins levés, vous pourrez déléguer plus de tâches et ainsi vous libérer vraiment du temps.
Comment choisir la bonne personne ?
En externe
Si vous déléguez en externe, vous pouvez contacter des prestataires à proximité de chez vous ou publier vos besoins sur une plateforme dédiée par exemple. Une fois que vous avez obtenu plusieurs offres, vous pouvez les comparer pour choisir le meilleur partenaire.
En interne
Si vous optez pour une délégation en interne, il faut identifier une personne compétente et avide de nouvelles expériences. Vous pouvez interroger vos salariés sur leurs envies en termes de développement de compétences si vos besoins ne sont pas urgents.
Faire le point avant de débuter
Avant de valider la délégation, prévoyez une rencontre avec le freelance ou la personne choisie afin de :
- fixer des objectifs SMART ;
- énoncer l’importance de la mission ;
- apporter des explications claires sur les tâches confiées ;
- informer des responsabilités transmises ;
- définir un délai de réalisation et des échéances intermédiaires si nécessaires,
- caler des dates de rencontres régulières pour évaluer le niveau d’avancement et le travail effectué.
Il est important que vous gardiez le contrôle du début à la fin. Cette rencontre est donc importante afin que chaque partie prenne conscience de ses engagements et responsabilités.
La communication, un élément indispensable pour déléguer efficacement
Lorsque vous décidez de déléguer les tâches, vous devez adapter votre style de management. Pour mieux déléguer, quelques règles importantes de communication sont à respecter :
- Pour toutes les tâches à déléguer, effectuez un brief complet : quel est le résultat attendu ? Qu’en est-il de la gestion du temps ? Qui va piloter le projet ? Comment allez-vous organiser le travail ? Qui sera le responsable ?
- L’ensemble des intervenants doit avoir accès aux informations utiles pour la réalisation de leurs missions. Organiser le travail est impératif tout comme la réunion de cadrage initial.
- Faites le point régulièrement. Cela vous permettra de recadrer la mission si nécessaire, mais surtout d’éviter les pertes de motivations.
- Utilisez des outils collaboratifs tels que les tableaux de bord pour manager vos équipes et maintenir la fluidité dans les échanges d’informations. Cela vous permettra également d’avoir accès à des informations actualisées en temps réel, ce qui facilitera le travail d’équipe.
- À la fin de la mission, prenez le temps de faire un bilan. Constatez les réussites et les choses qui se sont moins bien passées. Ce point permet à chacun de grandir. Aussi, pensez à va valoriser la personne pour le travail réalisé.
Comment déléguer ? Comment assurer une bonne délégation au sein d’une entreprise ?
La délégation n’est pas innée, il faut apprendre à déléguer.
Pour qu’une délégation fonctionne, vous devez laisser faire le délégataire à sa manière pour la réalisation des missions confiées. En effet, il déterminera lui seul son plan d’action et sera pleinement impliqué pour mener à bien sa mission.
Aussi, vous pouvez lui faciliter la tâche en centralisant dans un seul et même endroit l’ensemble des informations et des liens vers les ressources et outils accessibles. Ainsi, il sera plus rapidement opérationnel et plus productif au quotidien. Pour cela, le tableau de bord de votre entreprise est l’outil parfait.
Enfin, vous devez rester disponible et à l’écoute pour bien manager vos équipes et maintenir la cohésion.
Qui permet la délégation pour le leader ?
Vous envisagez de vous décharger de certaines tâches ou missions, vous avez bien lu tous les conseils mais…
Vous ne vous sentez pas de vous lancer dans un tel projet seul.e ? Ou vous manquez de temps pour assurer la gestion de projet et encadrer une équipe ?
Je peux vous accompagner pour :
- identifier les tâches et/ou missions les plus pertinentes à déléguer ;
- effectuer le recrutement de la bonne personne, celle qui possède les compétences appropriées ;
- manager l’équipe, suivre l’avancement des missions et mesurer si les objectifs sont bien atteints.
Déléguer le contrôle de l’exécution vous permet d’avoir plus de temps pour planifier, établir des stratégies ou créer de nouveaux projets. Une délégation réussie permet l’autonomisation des équipes.
En optant pour un accompagnement, tout reste sous contrôle sans vous faire perdre du temps.
Lorsqu’une délégation n’est pas correctement cadrée, il n’est pas rare d’entendre des « c’est plus long d’expliquer que de le faire », « le résultat n’est pas celui que j’attendais »…
Mais, à présent, vous n’avez plus d’excuse pour déléguer. Si votre boite mail déborde constamment de courriels, que vous multipliez les heures de travail ou que vous ne parvenez pas à terminer vos missions dans les délais, n’attendez plus ! Déléguez !
J’espère que cet article vous aura donné toutes les clés pour déléguer sereinement. Vous n’êtes pas sûr.e ? Ne partez pas avant de relire le résumé en quelques conseils simples 🔽🔽🔽
- Déléguez de façon progressive et par anticipation ;
- Informez l’ensemble des intervenants sur le transfert de la responsabilité. Ainsi, l’interlocuteur à contacter sera clairement identifié ;
- Laissez de l’indépendance au subordonné concernant la façon dont il va effectuer le travail. Concentrez votre attention sur les résultats obtenus ;
- Mettez à disposition de l’intervenant les moyens nécessaires pour réaliser la mission confiée ;
- Communiquez de façon régulière avec le délégataire pour suivre le déroulement des opérations ;
- Si les résultats obtenus ne sont pas à la hauteur de vos attentes, indiquez de manière claire et concrète la façon dont ils auraient pu être améliorés ;
- Faites confiance aux autres.
La délégation peut être utilisée dans n’importe quelle organisation et à tous les stades de développement. Grâce à un leadership efficace, elle permet de limiter la charge de travail des entrepreneurs, dirigeants et managers. Ils peuvent ainsi se libérer du temps pour se focaliser sur des missions plus importantes.
