Un événement virtuel, en live ou en replay, reste en 2022 un levier incontestable du marketing digital pour créer de la proximité avec son audience. Or pour en faire un succès, l’organisation d’un événement virtuel ne s’improvise pas. Plusieurs aspects se travaillent en amont : l’objectif, la cible, le concept et la promotion.
Pourquoi organiser un événement virtuel ?
Que ce soit à des fins marketing, commerciales ou même RH, les rencontres digitales, en interne ou avec les prospects et clients, se multiplient. Le succès croissant de ces types d’événements révèle plusieurs bénéfices pour votre entreprise.
Un contenu adaptable à votre stratégie
Ces événements en ligne sont d’abord personnalisables en fonction de votre objectif et de votre cible.
Pour un objectif de création de trafic, vous organisez un webinar, un salon ou encore une interview en live. Pour des visées plus commerciales, la présentation d’un nouveau produit en avant-première, du shopping en live ou une visite virtuelle de votre nouvelle boutique sont réalisables. Cet événement virtuel s’adresse aussi à vos collaborateurs lors d’organisation de team building, d’afterwork ou d’un séminaire pour renforcer la culture d’entreprise et fédérer les collaborateurs.
Un budget moindre que le présentiel
Le deuxième avantage est un gain d’argent par rapport à l’investissement dans un événement physique. 84 % des organisations ont déclaré avoir dépensé moins d’argent pour des événements digitaux que pour des événements en physique, selon le rapport à télécharger de Wildapricot.
Mettre en place un événement virtuel n’est pas pour autant gratuit. Vous économisez en revanche sur la location de salle, les frais de restauration et de traiteur, et les coûts logistiques.
Une visibilité accrue
Par ailleurs, les limites physiques n’existent plus. Seule une connexion internet fiable suffit pour vous connecter entre vous et les participants. Le développement de la visibilité de votre entreprise est l’atout majeur de ce type d’événement.
Ces événements virtuels permettent de rassembler un plus grand nombre de participants, de tous horizons géographiques. Vous épargnez également à vos invités en ligne des frais de transport et des temps de trajet.
Quels sont les enjeux pour les entreprises ?
Quel que soit votre objectif, votre principal défi durant cette manifestation digitale reste l’expérience utilisateur. Inventez donc de nouvelles règles, utilisez les bonnes pratiques déjà testées. Garantir une expérience optimale est un facteur clé de réussite pour votre salon virtuel ou votre conférence en ligne.
Élaborer sa stratégie à partir d’objectifs clairs
En premier lieu, vous devez réfléchir à votre objectif. Visez-vous la notoriété ? Cherchez-vous à attirer de nouveaux leads qualifiés ? Est-ce un moyen pour améliorer vos conversions ? Votre intention se concrétise ainsi en objectifs Spécifiques Mesurables Atteignables Réalisables et Temporels.
Votre priorité enregistrée, vous déterminez votre audience cible. Voulez-vous vous adresser aux abonnés de vos médias sociaux ? À vos clients ? À de nouveaux prospects ayant des centres d’intérêt communs ? Vous délimitez ainsi le nombre de participants qui pourront rejoindre votre événement.
Le concept et le contenu de votre événement découleront donc de ces réflexions indispensables.
Prioriser l'expérience utilisateur de votre événement virtuel
La priorité incontournable reste d’obtenir un nombre acceptable d’inscrits à votre évènement. Environ 35% des inscrits ne se présentent pas selon l’étude de Markletic. Pour attirer les participants à votre live, les idées ne manquent pas : annonce d’une avant-première, formation inédite gratuite, un cadeau aux participants du live, intervention d’un invité de marque… Proposez donc un sujet et un format en adéquation avec les attentes de votre cible.
Pour maintenir une expérience utilisateur optimale, vous devez ensuite trouver les bons leviers pour engager les participants. Des applications événementielles comme un chat, une appli de réseautage entre eux, un jeu concours ou des sondages en live animeront votre conférence digitale. Tous ces leviers garantissent l’interactivité entre vous et vos invités.
Le rythme de votre conférence est aussi à prendre en compte pour maintenir une certaine dynamique. Le format est souvent plus court. Il n’en demeure pas moins crucial que votre live ou votre replay restent attractifs durant toute leur durée pour éviter que les participants ne décrochent en cours.
Pour relever ce challenge, un événement en ligne s’organise et se prépare.
Quels éléments préparer pour organiser votre événement virtuel ?
La stratégie de votre événement finalisée, la préparation s’affine comme pour les événements physiques.
Étudiez et choisissez en fonction de votre stratégie et de votre budget les éléments suivants :
- Les indicateurs de performance à suivre avant, pendant et après
- La plateforme de diffusion à sélectionner : Zoom, Google meet, Youtube live
- Le matériel vidéo et le microphone adéquats
- Une application événementielle à adopter
- Des prestataires externes ou compétences en interne
- Une agence d’événementiel ou pas
- La date et l’heure de l’événement
- La ligne éditoriale
- Les éventuels intervenants à inviter
- Le script de votre interview ou de votre webinaire
Enfin, planifiez des plages de répétition car animer un événement virtuel ne s’improvise pas.
Comment promouvoir votre événement virtuel ?
Réussir son événement virtuel, c’est aussi booster la communication en amont. Établir et planifier une stratégie de contenu pertinente n’est donc pas une option. Pour les “petits événements digitaux”, les entrepreneurs s’y prennent 3 à 6 semaines avant, selon l’étude de Markletic.
Réaliser une page dédiée sur votre site web
Votre landing page est le support de communication principal de votre salon ou conférence en ligne. Adoptez une écriture persuasive. Veillez à y décrire le programme, les bénéfices pour vos participants et la possibilité de s’y inscrire en échange de ses coordonnées.
Adopter une stratégie d’e-mailing
76% des spécialistes marketing considèrent que l’e-mail est l’outil qui génère le plus d’inscriptions (source Markletic). Alors envoyez des invitations en avant-première à votre base d’abonnées. Et utilisez un outil de marketing d’automation pour diffuser vos invitations et toutes les séquences mail.
Faites du teasing au fur et à mesure. N’hésitez à rajouter des courtes vidéos, des jeux pour susciter l’intérêt de vos abonnés et rajouter une dose d’événementiel en avant-première.
N’oubliez pas d’adresser par mail un rappel 1 heure avant le début à tous les inscrits.
Communiquer sur les réseaux sociaux
Dernier canal indispensable pour promouvoir votre événement : les réseaux sociaux. Ils sont la source d’un public plus large. Définissez un hashtag commun à toutes vos publications. Comme vous avez défini votre cible potentielle, vous savez sur quels réseaux sociaux publier. Programmez vos posts à l’avance. Et incitez les participants à partager à leur propre communauté l’invitation via leurs stories. L’UGC, User Generated Content, contribue au succès, c’est un élément de preuve sociale déterminant.
Votre événement digital est prêt à recevoir le succès après avoir suivi toutes ces étapes. Ne négligez pas le suivi de l’après-événement en demandant un feed-back à vos participants : leur niveau de satisfaction, les points forts, les améliorations à apporter. Et surtout remerciez-les de leur présence. Ce dernier message marque les esprits.
Réussir l’organisation d’un événement virtuel demande du temps de réflexion, d’analyse et de préparation. Pour vous épauler ou pour vous décharger de certaines étapes, faites vous accompagner.
